Zasady urządzania lokalu archiwum zakładowego

Państwowe przedsiębiorstwa, jednostki budżetowe oraz firmy prywatne wytwarzające dokumenty archiwalne, są zobowiązane do zorganizowania archiwum zakładowego. Jeżeli generują one wyłącznie dokumenty archiwalne, w zupełności wystarczająca będzie składnika akt. Oba miejsca powinny skutecznie zabezpieczać przechowywaną dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz kradzieżą. Jak zaaranżować tego typu przestrzeń? Na pewno pomogą w tym odpowiednio dobrane regały do archiwum.

Usytuowanie lokalu archiwalnego

Archiwum powinno znajdować się na parterze lub piętrze budynku, na terenie nie zalewowym. W wyjątkowych okolicznościach można je zaaranżować w piwnicy, pod warunkiem, że jest ona sucha, posiada wentylację i nie znajdują się w niej rury wodno – kanalizacyjne oraz grzewcze. Lokal archiwum powinien być suchy, mieć dobrą wentylację i gwarantować stosowną temperaturę oraz wilgotność przez cały rok. Winien on również zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez konieczności przestawiania części dokumentacji, w celu dotarcia do innej.

Niezbędne zabezpieczenia

• sprzęt przeciwpożarowy (między innymi gaśnice),
• alarm przeciwpożarowy,
• ogniotrwałe i antywłamaniowe drzwi,
• ogniotrwałe worki do ewakuacji dokumentacji,
• alarm przeciwwłamaniowy lub całodobowy monitoring,
• okna zabezpieczone kratami lub szybami antywłamaniowymi.

Wyposażenie

• regały do archiwum – stacjonarne lub przesuwne. Należy ustawić je prostopadle do okien, w odległości około 80 centymetrów od siebie (bogaty ich asortyment znaleźć można na stronie: http://www.log-system.pl/ ),
• zamykana szafa do przechowywania materiałów ewidencyjnych zasobu archiwum,
• oświetlenie osłonięte kloszami i rozmieszczone w przejściach pomiędzy regałami,
• termometr oraz higrometr kontrolujące temperaturę oraz wilgotność (wyniki powinny być rejestrowane każdego dnia w książce kontrolnej),
• drabinka lub schodki umożliwiające swobodny dostęp do najwyższych półek,
• osobne pomieszczenie przeznaczone dla archiwisty, gdzie znajdzie się przestrzeń do przeglądania akt.